با توجه به حجم ایمیل های گروه ممکن است برای برخی اعضا مشکلاتی ایجاد شود. از جمله کسانی که کمتر پست الکترونیک خود را چک می کنند، طبیعتا با پر شدن این باکس خود مواجه خواهند بود. در اینجا راهکاری را برای کاربران سرویس جی میل معرفی می کنیم تا کاربران بتوانند پست های ارسالی از طریق گروه را در فایلی جدای از این باکس مشاهده کنند.
بدین منظور بر روی گزینه settings در بالای صفحه جی میل کلیک کنید. در صفحه settings بر روی گزینه filters از نوار ابزار کلیک کنید. در این قسمت بر روی عبارت Create a new filter کلیک کنید و بعد در قسمت subject عبارت mehrabeandishe را وارد نمایید.
در مرحله بعد بر روی آیکون test search کلیک کنید. اکنون یک سری از ایمیل های ارسال شده از گروه را در پایین صفحه می بینید. اکنون بر روی گزینه next step کلیک کنید.
در صفحه جدید گزینه های (Skip the Inbox (Archive it و Apply the label را تیک بزنید. در قسمت Apply the label باید یک اسم برای فولدر گروه انتخاب کنید. در قسمت choose label بر روی new label کلیک کنید. اکنون با در خواست زیر مواجه می شوید: Please enter a new label name
می توانید عنوان "محراب اندیشه" را برای فولدر گروه وارد کنید و ok نمایید. سپس بر روی گزینه create filter کلیک کنید تا مراحل ایجاد فولدر کامل شود. اکنون شما فولدری به نام محراب اندیشه در قسمت سمت چپ صفحه جی میل خود مشاهده می کنید. تمام ایمیل های گروه از این به بعد به این فولدر منتقل خواهد شد و شما می توانید ایمیل های گروه را در این فولدر مشاهده کنید.
کسانی که با سرویس یاهو کار می کنند نیز می توانند دستورالعمل مشابه زیر را مورد استفاده قرار دهند. بر روی گزینه options در قسمت بالا و سمت چپ صفحه یاهو کلیک کنید. سپس گزینه mail option را انتخاب کنید. در ستون سمت چپ صفحه جدید بر روی گزینه filters کلیک کنید. در مرحله بر روی Create or edit filters کلیک کنید.
در صفحه جدید بر روی گزینه add کلیک کنید. در قسمت To/Cc header:، ایمیل گروه یعنی mehrabeandishe@googlegroups.com را وارد کنید و وضعیت را در حالت contains تنظیم کنید. در قسمت filter name هم می توانید عنوان mehrabeandishe را وارد نمایید. در قسمت Move the message to عبارت new folder را انتخاب کنید. سپس بر روی گزینه add filter کلیک کنید. در پنجره باز شده اسم گروه یعنی mehrabeandisheرا وارد نمایید. با کامل شدن فرآیند می توانید به صفحه اول رفته و فولدر mehrabeandishe را در نوار سمت چپ صفحه مشاهده کنید. ایمیل هایی که مستقیما به آدرس گروه ارسال می شوند به فولدر شما منتقل خواهند شد.
اگر احیانا برخی ایمیل های گروه را خارج از فولدر ساخته شده مثلا در این باکس دریافت کردید، این مسئله ناشی از این است که آدرس گروه در قسمت گیرنده ایمیل به هر دلیلی توسط یاهو قابل شناسایی نیست. برای فرستادن ایمیل هایی که به فولدر منتقل نشده اند، به فولدر می توانید فیلترهای دیگری را این بار با تعریف آدرس فرستنده ایمیل اعمال کنید. بدین منظور همان مراحل قبلی را طی کنید. و در قسمت From header: آدرس ایمیل فرستنده را وارد کنید. در قسمت Move the message to هم همان فولدر قبلی که برای ایمیل های گروه درست کرده اید را انتخاب کنید.